Klient zaakceptował ofertę. Teraz inna osoba musi zamienić ustalenia w wykonaną pracę. Przygotuj przekazanie tak, żeby zespół wiedział, co obiecano, na czym się opiera i jaki jest pierwszy krok.
1. Zdefiniuj moment przekazania
Ustal, jakie warunki muszą być spełnione, żeby realizacja mogła rozpocząć pracę. W jednej firmie będzie to zaakceptowany zakres, w innej także komplet materiałów lub spełnienie uzgodnionego warunku płatności.
Warunki powinny być widoczne przy sprawie. Samo przeniesienie karty do kolumny „Wygrana” nie mówi wykonawcy, czy wszystko jest gotowe. Rozdziel decyzję klienta, gotowość do przekazania i faktyczne rozpoczęcie realizacji.
Wyznacz osobę przekazującą oraz osobę odbierającą. Odbiór powinien zostawić ślad: przyjęto do pracy albo wskazano konkretne braki. Wiadomość „wrzuciłem na grupę” nie rozstrzyga, kto przejął odpowiedzialność.
2. Zbuduj krótką kartę przekazania
Karta ma prowadzić do właściwych źródeł, bez kopiowania całej historii rozmów. Zacznij od poniższego zestawu i usuń elementy, które nie mają zastosowania w Twojej firmie.
| Element | Co powinno być jasne |
|---|---|
| Cel klienta | Jaki problem rozwiązujemy i czego klient oczekuje |
| Zakres | Co wykonujemy, a co wymaga osobnego uzgodnienia |
| Wersja ustaleń | Która oferta i które załączniki są podstawą pracy |
| Terminy | Co uzgodniono, od czego zależy start i co pozostaje do potwierdzenia |
| Materiały wejściowe | Co już otrzymaliśmy i czego jeszcze brakuje |
| Odpowiedzialność | Kto prowadzi projekt i z kim kontaktuje się klient |
| Odbiór | Jak wspólnie sprawdzimy, czy zakres został wykonany |
| Pierwszy krok | Konkretne zadanie, wykonawca i termin |
Zapisuj także istotne wyjątki: niestandardowy wariant, zależność od innego wykonawcy czy obietnicę wymagającą potwierdzenia. Oddziel ustalenie od propozycji, która padła podczas rozmowy, ale nie została zaakceptowana.
3. Przejdź przekazanie oczami wykonawcy
Poproś osobę spoza sprzedaży, żeby na podstawie karty odpowiedziała na trzy pytania: co mam zrobić, od czego zaczynam i po czym poznam, że skończyłem?
Jeśli musi dopytać handlowca, zapisz brakujące informacje. Nie każdy brak blokuje cały projekt. Ustal, co jest niezbędne do pierwszego kroku, co można uzupełnić później i kto to zrobi.
Sprawdź dostęp do załączników. Link do pliku w prywatnym folderze handlowca może wyglądać poprawnie, a jednocześnie być niedostępny dla realizacji. Udostępniaj materiały w zakresie potrzebnym do wykonania pracy.
4. Ustal, jak obsługujecie zmianę zakresu
Po rozpoczęciu projektu klient może zmienić zdanie lub doprecyzować potrzebę. Nowe ustalenie powinno mieć autora, datę, opis wpływu i decyzję o przyjęciu. Zachowaj poprzednią wersję, żeby było wiadomo, co się zmieniło.
Nie zastępuj zaakceptowanego dokumentu nowym plikiem bez śladu. Zespół potrzebuje rozróżnienia między obowiązującym zakresem a propozycją rozszerzenia. Zmiana może wpłynąć na kolejność zadań, materiały lub termin — te skutki trzeba omówić przed wykonaniem dodatkowej pracy.
Twój następny krok: wybierz jedno świeżo sprzedane zlecenie. Handlowiec uzupełnia kartę, a koordynator przyjmuje ją lub wskazuje braki. Po rozpoczęciu realizacji sprawdźcie, jakie pytania wróciły. Na tej podstawie poprawcie szablon przed następnym przekazaniem.