OGNIWO
KSeF, e-mail albo skan
Dokument trafia do jednego rejestru razem ze źródłem, datą i identyfikatorem.
Obieg faktur + KSeF
Faktura nie powinna kończyć się w skrzynce.
OGNIWO łączy Krajowy System e-Faktur, e-mail, skany i system księgowy w jeden kontrolowany obieg. Dokument zostaje pobrany raz, sprawdzony według jawnych reguł, przekazany do właściwej osoby i zapisany razem z decyzją.
- Wdrożenie wycena po obiegu
- Opieka zależna od liczby dokumentów
- Status projekt indywidualny
Bez automatycznych decyzji podatkowych · z testem odbioru · z kolejką wyjątków
Skąd brak sztywnej ceny: koszt zależy od liczby dokumentów, podmiotów i źródeł (KSeF, e-mail, skan). Pełny obieg wyceniamy po skanie — zawsze przed umową. Więcej: jak ułożyć obieg faktur po wejściu KSeF →
01
Jeden dokument / cztery stany
Od źródła do księgowości — bez znikających decyzji.
Dane i reguły firmy
System sprawdza kompletność, NIP, duplikat oraz uzgodnione warunki obiegu.
Akceptacja albo wyjątek
Właściwa osoba dostaje dokument i kontekst. Brak podstawy zatrzymuje automat.
Księgowość i jawny log
Przekazanie ma właściciela, status i historię — bez szukania ustaleń w mailach.
02
Granice wdrożenia
Automatyzujemy obieg. Nie udajemy księgowego.
W zakresie
- pobranie lub import dokumentu,
- OCR dla uzgodnionych źródeł,
- walidacja danych i duplikatów,
- role oraz ścieżki akceptacji,
- kolejka wyjątków i powiadomienia,
- przekazanie do systemu księgowego,
- log statusów, decyzji i zmian.
Poza zakresem automatu
- interpretacja podatkowa bez człowieka,
- księgowanie niepotwierdzonych danych,
- akceptowanie kosztów bez właściciela,
- uruchomienie bez testu odbioru,
- przechowywanie dostępów bez mapy uprawnień,
- ukrywanie błędu integracji lub wyjątku.
·Czego to nie robi
Piszemy to na stronie, żebyś nie dowiedział się tego w trakcie wdrożenia.
- Nie księguje za Ciebie
- przygotowuje dane i przekazuje je do systemu księgowego. Księguje człowiek z uprawnieniami.
- Nie doradza podatkowo
- nie rozstrzygnie, czy koszt jest kosztem, nie dobierze stawki, nie zinterpretuje przepisu. Od tego jest Twoja księgowość i doradca.
- Nie gwarantuje zgodności z przepisami
- porządkuje obieg dokumentu i pokazuje, co się z nim stało, kto go zatwierdził i kiedy. Odpowiedzialność za rozliczenia zostaje po Twojej stronie — my dowozimy komplet i historię, na których Twoi ludzie pracują.
- Nie zastępuje systemu księgowego ani ERP
- jest ogniwem między źródłami dokumentów a tym, co już masz.
- Nie przestawia całej firmy z dnia na dzień
- zaczynamy od jednego źródła i jednej ścieżki akceptacji. Resztę dokładamy etapami, po testach.
·Skąd widełki
Pełny obieg wyceniamy po skanie — zawsze przed umową.
Cenę przesuwa pięć rzeczy i na skanie mówimy wprost, gdzie jesteś:
- Liczba źródeł
- sam KSeF to jedno wejście. KSeF + skrzynka + zdjęcia z telefonu to trzy różne sposoby odczytu i trzy rodzaje błędów.
- Liczba podmiotów
- jedna spółka to jeden zestaw reguł i uprawnień. Kilka podmiotów — kilka zestawów, kilka ścieżek akceptacji, osobne dostępy.
- System księgowy po drugiej stronie
- program z otwartym API oznacza integrację. Bez API — uzgodniony eksport, format i test odbioru; to więcej pracy, nie mniej.
- Liczba etapów akceptacji i wolumen
- jeden właściciel kosztu jest tani; trzy poziomy z limitami i zastępstwami — nie. Kilkadziesiąt dokumentów a kilka tysięcy to inny zakres opieki.
Jeśli po skanie okaże się, że wystarczy Ci jedno ogniwo zamiast całego obiegu — powiemy to i wycenimy jedno ogniwo.
03
Sposób uruchomienia
Najpierw jedna faktura. Potem cały obieg.
Skan
Jedna prawdziwa faktura, źródła, role, wyjątki i miejsce przekazania.
Wynik: wskazujemy, gdzie proces się przerywa, co warto zmierzyć i jaki następny krok ma sens
Wersja poza produkcją
Integracja na danych testowych z jawną listą dostępów i reguł.
Wynik: scenariusz odbioru
Kontrolowany ruch
Ograniczony zakres, monitoring błędów i możliwość wycofania zmiany.
Wynik: raport i decyzja
04
Pytania
Zanim podłączymy pierwszy dokument.
01Czy OGNIWO łączy system firmy bezpośrednio z KSeF?
Tak, jeżeli zakres, sposób autoryzacji i dostępne środowisko pozwalają na bezpieczną integrację. Przed produkcją sprawdzamy obieg na danych testowych i zapisujemy sposób wycofania zmiany.
02Czy system sam zaksięguje każdą fakturę?
Nie. System może pobrać dokument, odczytać dane, zastosować zatwierdzone reguły i przygotować przekazanie. Decyzje księgowe, podatkowe oraz wyjątki pozostają po stronie uprawnionej osoby.
03Co dzieje się z fakturą, której nie obejmuje reguła?
Trafia do jawnej kolejki wyjątków z powodem zatrzymania. System nie zgaduje kategorii ani akceptacji, jeśli nie ma zatwierdzonej podstawy.
04Ile kosztuje integracja KSeF i obiegu faktur?
Wycena zależy od liczby podmiotów, źródeł dokumentów, systemu księgowego, etapów akceptacji i wolumenu. Podczas skanu wskazujemy, gdzie proces się przerywa, co warto zmierzyć i jaki następny krok ma sens.
05Co, jeśli to nie zadziała?
Przed startem zapisujemy KPI, stan początkowy, zasady współdziałania i wyłączenia. Jeśli uzgodnione KPI nie zostanie osiągnięte, zwracamy całą opłatę wdrożeniową. To wyłączne remedium umowne; szczegóły zapisujemy w karcie KPI i umowie.
Pierwszy krok / bez dostępów
Przynieś jedną fakturę i pokaż, gdzie dziś czeka.
Na skanie procesu pokazujemy na Twoich liczbach, gdzie proces się przerywa, ile Cię to kosztuje i jaki następny krok ma sens. Nie potrzebujemy na tej rozmowie tokenu KSeF ani dostępu do księgowości.